Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Dominik Weber, SimplifyVision
Jöllenbecker Str. 143, 33613 Bielefeld, Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 521 44812504

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten nur Daten, die für Websitebetrieb, Kommunikation, Vertragsanbahnung und Leistungserbringung erforderlich sind. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche und vertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Pflichten), lit. f (sicherer, wirtschaftlicher Betrieb und B2B-Kommunikation) sowie lit. a (Einwilligung, insbesondere optionale Analyse).

3. Websitebetrieb und Protokolle

Beim Abruf verarbeitet die Hostinginfrastruktur IP-Adresse, Zeitpunkt, Zieladresse, Status, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Systeminformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung sowie der Angriffserkennung. Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich höchstens 14 Tage gespeichert, sofern ein konkreter Vorfall keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung oder Rechtsverfolgung erfordert. Die Website und Managed-Hosting-Infrastruktur können bei netcup GmbH in deutschen Rechenzentren betrieben werden.

4. Kontakt und Digitalcheck

Bei Kontakt oder Digitalcheck verarbeiten wir Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Branche, freiwillige Nachricht und die angegebenen Rechnerwerte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit unserem Interesse an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Die Ergebnisformel berechnet eine Orientierung aus betroffenen Personen × manuellen Stunden × internem Stundensatz × 46 Wochen. Die angezeigten 25–50 % sind keine Garantie. Angaben werden per SMTP an das SimplifyVision-Postfach gesendet und nicht in einer Website-Datenbank gespeichert. Nicht zustande gekommene Anfragen löschen wir grundsätzlich zwölf Monate nach letztem Kontakt.

5. Angebotscheck und Upload

Für den Angebotscheck verarbeiten wir Kontaktangaben, Angebotsdatum, Nachricht und die hochgeladene PDF-, JPG- oder PNG-Datei auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dateien sind auf 10 MB begrenzt, werden im Arbeitsspeicher geprüft und nicht auf dem Webserver abgelegt. Die Übermittlung an unser Postfach erfolgt per SMTP. Angebotsdateien nicht angenommener Projekte löschen wir grundsätzlich spätestens 30 Tage nach Abschluss der Prüfung; zugehörige Korrespondenz spätestens nach zwölf Monaten, sofern keine Rechtsansprüche oder Pflichten entgegenstehen.

6. Hostingbestellung und Vertrag

Bei einer B2B-Hostingbestellung verarbeiten wir Tarif, Anwendungspflege, Abrechnung, Unternehmens- und Kontaktdaten, Anschrift, USt-IdNr., Domain und technische Hinweise auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Die Daten dienen Prüfung, Annahme, Bereitstellung, Abrechnung und Support. Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre ab Schluss des jeweiligen Kalenderjahres aufbewahrt; längere Fristen gelten, soweit Unterlagen noch für Steuern, Rechtsansprüche oder gesetzliche Nachweise erforderlich sind. Betriebs- und Anwendungsdaten verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines AV-Vertrags.

7. E-Mail und SMTP

Formularinhalte, Bestätigungen und Referenznummern werden über das für SimplifyVision konfigurierte geschäftliche Mailkonto versendet. Der eingesetzte Mailanbieter verarbeitet dabei Absender, Empfänger, Zeitpunkte, technische Zustelldaten und Nachrichteninhalt als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage entspricht dem jeweiligen Kommunikationszweck nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Zugangsdaten liegen ausschließlich in geschützter Laufzeitkonfiguration. Der konkrete Mailanbieter ist vor Aktivierung des Formularversands in dieser Erklärung zu ergänzen.

8. Cookies, Google Tag Manager, Analytics und Ads

Die notwendige Consent-Speicherung hält Ihre Auswahl fest; sie dient der Nachweisbarkeit und Steuerung Ihrer Entscheidung nach § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Google Tag Manager und darüber konfigurierte Google-Analytics-4- oder Google-Ads-Messungen werden nur geladen, wenn eine Kennung konfiguriert ist und Sie der Kategorie „Analyse“ nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zugestimmt haben. Dann können Geräte-, Nutzungs-, Ereignis- und Kampagnendaten an Google Ireland Limited und Google LLC übermittelt werden. Für US-Übermittlungen kommen insbesondere der EU-US Data Privacy Framework und ergänzend Standardvertragsklauseln in Betracht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ohne Einwilligung werden keine Analyse- oder Ads-Conversion-Ereignisse ausgelöst. Konkrete Google-Dienste, Kennungen, Speicherdauern und Cookies werden vor Aktivierung ergänzt.

9. WebChatAgent und KI-Transparenz

Auf der Website ist ein KI-Chat-Assistent von WebChatAgent eingebunden. Beim technischen Abruf des Widgets können IP-Adresse, Browserinformationen, aufgerufene Seite und Zeitpunkt verarbeitet werden; im Chat zusätzlich Eingaben, Antworten und freiwillig mitgeteilte Kontaktdaten. Der Assistent erzeugt automatisierte Antworten, trifft aber keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Verbindliche Erklärungen und Verträge entstehen nicht durch eine Chatantwort. Geben Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder vertrauliche Zugangsdaten ein.

10. Empfänger

Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die sie für Betrieb, E-Mail, Infrastruktur, Vertrag oder Analyse benötigen. Dazu können insbesondere netcup als Hosting-Auftragsverarbeiter, der konkret zu benennende geschäftliche Mailanbieter, WebChatAgent einschließlich des für den Chatbot konfigurierten Modellanbieters sowie – nur nach Einwilligung – Google gehören. Verträge zur Auftragsverarbeitung werden geschlossen, soweit erforderlich. Der konkrete Modellanbieter und dessen Datenstandort sind vor produktiver Chatnutzung zu ergänzen.

11. Pflichtangaben, automatisierte Entscheidungen und Ihre Rechte

Als Pflichtfelder bezeichnete Angaben benötigen wir, um die jeweilige Anfrage oder Bestellung zu bearbeiten; ohne sie ist eine Bearbeitung nicht möglich. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

12. Sicherheit und Änderungen

Wir nutzen Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Updates, Protokollierung und Sicherungen entsprechend dem Risiko. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Dienste, Rechtslage oder Verarbeitung wesentlich ändern.